Turist Rehberlerinin Tur Organizasyonu İçerisindeki Yeri

Turist Rehberlerinin Tur Organizasyonu İçerisindeki Yeri

Turist Rehberlerinin Tur Organizasyonu İçerisindeki Yeri



“Seyahat acenteleri de diğer kar amaçlı bütün işletmeler gibi boyutlarına ve yaptıkları iş hacmine göre, işletme faaliyetlerini örgütlemek ve yönlendirmek durumundadır. Bu örgütlenme sırasındaki görev dağılımı ve örgüt şemaları küçük boyutlu acentelerde daha basit düzeyde iken, işletmenin ve yapılan işin hacmi büyüdükçe bu örgüt yapısı daha karmaşık ve ayrıntılı hale gelmektedir” (İçöz: 1996, s.49).

 

Gerek seyahat acenteleri gerekse tur operatörleri diğer işletmelerden farklı olarak örgüt yapılarını oluştururken yalnızca bina içindeki hatta bölge içindeki elemanların görev dağılımını yapmakla kalmayıp, aynı zamanda tur düzenlenen bölgelerdeki ve ülkelerdeki elemanların görevlerini de düzenlemek durumundadırlar. Çünkü acentelerin faaliyetleri belirli makamlarla sınırlı olmayıp, turlarla ilgili hizmetler için işletme dışındaki yerlerde de personel çalıştırmaktadırlar. Örneğin, transferciler, oto kiralama görevlileri, satış elemanları, rehberler, eskortlar ve bölgesel temsilciler gibi.

Seyahat acenteleri hizmet üreten işletmelerdir. Bu nedenle işletme ve örgüt yapıları da mal üreten işletmelere göre farklılık gösterir. Acenteler ve tur operatörleri turistik ürünleri satın alarak ya da satılmasına aracılık ederek üretimde bulunur ve bu ürünlerin tüketicilere pazarlanması için çaba harcayarak, karşılığında bir gelir elde etmeyi amaçlarlar. Dolayısıyla farklı türlerde olsa, her ekonomik işletmede bulunan; satın alma, üretim, pazarlama ve satış, yönetim ve finansman gibi temel işletme fonksiyonları ve planlama, örgütleme, yürütme, koordinasyon ve denetim gibi yönetim fonksiyonlarını yerine getirir. Bu fonksiyonlarla ilgili olarak yapılan çalışmalar diğer işletmelerdeki gibidir.

Belirli bir büyüklükteki seyahat acentesinin organizasyonu için yapılan bölümlendirmenin aşağıdaki gibi olması gerekir.

a) Satın Alma Bölümü: “Bu bölüm seyahat acentelerinin hizmet üreticisi olan diğer işletmelerle bağlantısını sağlayan ve ilişkilerini düzenleyen bölümüdür. Bölüm personeli işletmeye girdi sağlayan kişilerle ilişki kurmak, hizmet birimleri ile sözleşmeler yapmak, işbirliği koşulları oluşturmak, rakip işletmelerin fiyatlarını izlemek, hizmet türlerini belirlemek ve işletmenin kullandığı her ürünün niteliğini izlemekle görevlidir” (İçöz, 1996, s.51).

b) Satış Bölümü: Bu bölümün temel görevleri, öncelikle işletmenin doğrudan satışlarını gerçekleştirmek olmak üzere, turların satış koşullarını belirlemek, turlarla ilgili basılı materyali hazırlamak, işletme içinde müşterilere satışları gerçekleştirmek ve biletleme ile ilgili her türlü bilgiyi toplamak, bu seyahatler için pazar araştırmak, bu pazarlara uygun ürünler geliştirmek ve bu düzenlemeler için özel ekipler oluşturmaktır.

c) Pazarlama Bölümü: Bu bölüm, pazarda satışa sunulan hizmetlerin mübadelesini yapmaktadır. Bunun için ayrıntılı pazar araştırması yaparak, yeni pazarlar bulmak, rakiplerin ürünlerini, fiyatlarını, pazarlama şekillerini inceleyerek yeni pazarlama teknikleri geliştirmek, müşterinin rahat satın alabilmesi için kredi imkanları yaratmak, ürüne olan talebin artışı için fiyat/kalite ilişkisini dengede tutmak görevlerini üstlenir (Boyacı, 1996, s.37).

d) İnsan Kaynakları Bölümü: Bu bölüm işletmede personelin planlanması ve yönetiminden sorumludur. Bölümün bu amaçla yürüttüğü görevler; işletmede işe alınacak elemanlarla ilgili genel ilkeleri belirlemek, personelin maaş, ücret ve primleri ile ilgili düzenlemeleri yapmak, eğitim programları geliştirip uygulamak, personeli özendirmek, iş verimini artırmak, eleman alımını planlamak, personel sorunları ile ilgilenmek vb. görevlerdir.

e) Muhasebe- Finansman Bölümü: Bu bölüm, kayıtların tutulduğu, yıllık, aylık bütçelerin yapıldığı stratejik bir bölümdür. Görevleri : Yıllık bütçe ve hesap planı yapmak ve bu planların işlerliğini denetlemek, genel giderlerin ve gelirlerin bütçeye uygunluğunu denetlemek, diğer işletmelerle ilgili alacak ve borç durumlarını incelemek, ödeme ve tahsilatları zamanında gerçekleştirmek, hizmet satın alınan işletmelerden gelen faturaların sözleşmelere ve diğer belgelere uygunluğunu denetlemek, fiyatlandırma ve maliyet hesaplamaları için gerekli verileri elde bulundurmak, işletme ile ilgili istatistikleri tutmak, hazırlamak ve değerlendirmek, diğer evraklarla ilgili kayıtları tutmak.

f) Operasyon Bölümü: “Operasyon, yerel tur operatörünün turu denetimi altında bulundurduğu dönemdir. Operasyon bölümünün en önemli görevi, turlar başlamadan önce gerekli hizmetlerin organizasyonunu yapmaktır.”(Peköz, Yarcan, 1998, s.93). Bu bölüm acente tarafından düzenlenen organize turların hatasız ve sorunsuz tamamlanmasından sorumludur (Hacıoğlu, 1996, s.5).

“Tur programları, ayrıntılara dikkat edilerek hazırlanır, konaklama, yeme-içme, ulaşım, otobüs, rehber rezervasyonları yapılır, tur dosyası hazırlanır, avanslar verilir ve tur başlar. Ancak gerek tur başlangıcından önce son dakika değişiklikleri gerekse turun operasyonu süresince birçok değişiklik ve düzeltmeler yapılır. Değişiklikler turun operasyonu süresince ortaya çıkan ihtiyaçlara göre yapılan işlemlerdir, genellikle rehberin inisyatifinde ve acentanın denetimindedir (Yarcan, 1993, s. 32). Bu bölümde, gezi ve organizasyon lideri, operasyon sorumlusu, tur yöneticisi, rehber ve transfer elemanları yer alır. Bu elemanların başlıca görevleri sırayla aşağıdaki gibidir.” (Hacıoğlu, 1996, s.5).

Gezi Yöneticisi: Müşteriler için gerekli tur kitabı ve rehber hazırlamak, özel gezi programları düzenlemek ve uygulamak, operasyonun koordinasyonunu sağlamak, gizlilik derecesi olan fiyat tarifelerini gözden geçirmek, turlarla ilgili gerekli rezervasyonları yapmak ve iptalleri izlemek, tur sırasındaki harcamalardan sorumlu olmak ve sorunlarını çözümlemek.

Operasyon Sorumlusu: Düzenlenen tur ve gezilerin niteliğini denetlemek, özel tur programları hazırlamak, tur bölgelerini iyi tanımak, vize-gümrük ve kambiyo işlemlerini izlemek ve yaptırmak.

Tur Lideri: “Müşterilere ya da turistlere kendi ülkelerinde veya gittikleri ülkelerde eşlik etmek, turistlere turlar hakkında bilgi vermek, seyahatlerle ilgili düzenlemeleri yerine getirmek, müşterilerin günlük sorunları ile ilgilenmek, seyahat belgelerini hazırlamak, verilen hizmetleri denetlemek, turlar ile ilgili raporlar hazırlamak ve görüş bildirmek. Tur yöneticisinin görevi herhangi bir bireye göre değildir. Hem yönetimsel hem de problem çözme becerileri gerektirir” (Lundberg, 1990, s.130).

Profesyonel Turist Rehberi: “Rehber, tüm hizmetlerin bir araya getirilmesinde ve turistin tüketimine sunulmasında en önemli kişidir. Çok iyi hazırlanmış bir tur programını bile rehber yetenekleri doğrultusunda iyi bir şekilde sürdürebilir. Dolayısıyla, rehberin operasyon sürecinde çok önemli bir işlevi vardır” (Yarcan, Peköz, 1998, s.95).“Düzenlenen turdaki programı yürütmek, turistlere eşlik etmek ve onlara bilgi vermek, tur süresince organizasyonun eksiksiz tamamlanması için yardımcı olmak, ortaya çıkabilecek sorunları çözümlemek” (Hacıoğlu, 1996, s.5).

“Tur süresince seyahat işletmesi adına davranan rehberin verdiği geri besleme bilgileri ileri deki yapılacak turlara ışık tutar, rehber acenteye bilgi ve rapor verir. Rehberlik hizmetlerinden en iyi şekilde yararlanmanın yöntemi, rehberin seyahat işletmesinin operasyonu nasıl sürdürdüğünü en iyi şekilde bilmesini sağlamaktır” (Yarcan, Peköz, 1998, s.95).

Transfer Memuru: Turistlerin transferlerini ve yolcu geliş-gidiş planlarını yapmak, transferleri gerçekleştirmek, ulaşım araçları sağlamak, turistlerin konaklama işletmelerine yerleşmelerini sağlamak ve ayrılışlarında onları yolcu etmek.